Käsittelen ensin hieman laajemmin yhdistyksen tuloslaskelmaa:

• Yhdistyksen kirjanpitoa tehdään usein kolmesta syystä. Ensimmäinen syy lienee monille on, että se on pakollista. Toinen syy on, että sen avulla nähdään millaisista tuloista ja kuluista yhdistyksen rahaliikenne muodostuu. Kolmanneksi, hyvin laaditun kirjanpidon ja näin ollen tuloslaskelman myötä avustusten tilitykset sujuvat helposti.

• Yhdistyksen tuloslaskelman muoto on kirjanpitolaissa osin säänneltyä. Ei ole yhtä oikeaa mallia, mutta tietyt kriteerit toistuvat. Kannattaa kääntyä yhdistyksiä tuntevan kirjanpitäjän puoleen, tai jos kirjanpitoa hoidetaan ilman kirjanpitäjää, kannattaa käyttää valmista yhdistyksen tilikarttapohjaa hyödykseen.

• Tuloslaskelma koostuu yleensä ensin

  • Varsinaisesta toiminnasta, joka tarkoittaa sitä toimintaa, jota varten yhdistys on perustettu. Varsinainen toiminta voi olla jaoteltu myös eri toiminnanaloihin, kuten opintotoimintaan, tiedotustoimintaan, leiritoimintaan ja nuorisotoimintaan. Jaotteluita voi tehdä erilaisia, sen mukaan mitä halutaan seurata, ja millaisia vaatimuksia yhdistyksen saamat avustustusten myöntäjät ovat määritelleet. Hallinto ja yleistoiminta esitetään yleensä muiden toiminnanalojen jälkeen omana ryhmänään. (Tämä ei ole ainoa oikea tapa.)

  • Varainhankinnasta, johon kuuluu mm. jäsenmaksut, sekä muu yhdistyksen varainhankinta, joka ei ole yhdistyksen varsinaista toimintaa.

  • Sijoitus- ja rahoitustoiminnasta,

  • yhdistyksen saamista yleisavustuksista jotka esitetään erillään muista avustuksista ja tuotoista, sekä

  • rahastoista ja

  • tilinpäätössiirroista.

• Kirjanpitäjän kanssa kannattaa jutella mitä yhdistyksen saamat avustukset vaativat kirjanpidolta, ja myös, mitä yhdistys itse haluaa seurata kulujen ja tulojen suhteen. Yhdistyskirjanpito poikkeaa jonkin verran yrityskirjanpidosta, joten kannattaa kääntyä sellaisen kirjanpitäjän puoleen, jolle yhdistykset ovat tuttuja.

Esimerkkejä siitä, miten tuloslaskelmaa voi hyödyntää:

• Avustuksen saamat tuotot ja kulut kirjataan omaan kirjanpidon ryhmäänsä, omille tileilleen, tai kustannuspaikalle. Avustuksen myöntäjät ovat usein määritelleet sen, mihin avustusta saa käyttää. Tällöin tältä kustannuspaikalta tai tiliryhmältä voi jättää kaikki ei-avustuskelpoiset kulut pois, jolloin avustustilityksen tekeminen on helppoa. Parhaimmillaan tuloslaskelmassa otetaan huomioon avustuslomakkeen käyttämät tilinnimet ja järjestys.

• Yhdistys saattaa vaikka järjestää lasten leirejä. Kirjanpitolain mukaan riittäisi, että leirien kulut ja tulot eritellään omille tileilleen varsinaisen toiminnan alle, mutta tuloslaskelmalla voidaan seurata myös eri leirien kulu- ja tulorakennetta ominaan. Näin nähdään, onko jokin leiripaikka tai -tapa toista kalliimpi, ja miten taloutta voidaan kehittää. Miettikää, mitä te haluatte seurata. Siitä on hyvä lähteä.

• Yhdistyksen budjetti/talousarvio kannattaa laatia tuloslaskelman pohjalta, samoja tilejä käyttäen. Näin budjetti voidaan syöttää kirjanpito-ohjelmaan, ja saadaan verrattua tilikauden aikana, mitä on ajateltu mihinkin menevän rahaa, ja paljonko siitä on toteutunut.

Jatkan muista raporteista taas seuraavan kerran.