Käyttötavat lyhyesti

1. Kännykkäsovellus (ota kuva tositteesta ja täytä samalla tiedot).

2. Tietokoneella selaimen kautta (lisää kuvia/pdf-tiedostoja koneeltasi, täytä ohjelmaan tiedot).

3. Voit myös lähettää sähköpostilla liitteitä suoraan eTaskuun. Tästä on paremmat ohjeet eTaskun ohjeissa.

Yleistä

Voit lisätä kaikki talousasioihin liittyvät tiedostot eTaskuun. Se pitää tiedot tallessa lakisääteisen ajan, ja tiedot säilyvät ominanne, vaikka lopettaisitte jossain vaiheessa eTaskun tilauksen.

eTasku on GDPR-yhteensopiva, joten esim. palkkatiedot voi välittää kirjanpitäjälle eTaskun kautta./

Tositteiden lisäys, mitä sarakkeisiin kirjoitetaan?

Lisää tosite tietokonenäkymässä:

(Mobiilisovellus on myös helppokäyttöinen, ja nämä samat täyttöohjeet pätevät siinäkin.)

- Vasemmassa laidassa on nappi Tosite +. Painaessasi siitä, saat tositteen lisäämiseen tarvittavan näkymän.

- Lataa tiedosto joko raahamalla se nuolen päälle, tai paina nuolta, ja valitse tiedosto tietokoneelta.

- Kirjoita tositepäiväksi mieluiten se päivä, jolloin maksu näkyy tiliotteelta lähteneeksi.

- Jos näkymä kysyy myös ostopäivää, voit laittaa siihen saman päivän kuin tositepäiväksi.

- Ostopaikka tarkoittaa kenelle on maksettu. Esim. puhelinlaskussa ostopaikka olisi esim DNA, tai jos on maksettu kulukorvausta Maija Mattilalle, kirjoitetaan siihen Mattila. Tämä teksti on se selite, joka tulee kirjanpitoon kyseisen tapahtuman kohdalle.

- Luokituksia käytetään eri yhdistyksillä eri tavalla. Voit jättää sen ensimmäisellä käyttökerralla tyhjäksi, niin kirjanpitäjä laatii sitten teidän yhdistyksellenne sopivat luokitukset, ja käytetään jatkossa niitä.

o Luokituksilla voidaan kertoa vaikkapa minkä tyyppinen kulu on kyseessä. Esim. jos on ostettu kahvitarvikkeita, voidaan tällä luokituksella kertoa, onko kyseessä kokouskulu, tapahtuman yleisötarjoilu tai vaikka iltapäiväkerhon välipalatarjoilu. Nämä luokitukset tekee kirjanpitäjä mielelläni sitten itse, kun näkee millaisista luokituksista on teidän kanssanne eniten hyötyä. (Valmiit luokitukset eTaskussa on suunnattu yrityksille, joten ne eivät automaattisesti toimi kaikille yhdistyksille.)

- Hinta, laitetaan euromääräinen summa, joka maksettiin tililtä.

- Verokanta on aina nolla, kun on kyse yleishyödyllisestä yhdistyksestä, joka ei ole erikseen hakeutunut alv-velvolliseksi. Tähän siis aina 0 %, vaikka kuitissa tai laskussa lukisi mitä. (Ellette ole alv-velvollisia.)

- Tositenippu jätetään tyhjäksi, kun lisätään tavallisia tositteita. Tositenipun ohjeet tulevat ohjeissa alempana.

- Lisätietoa-kenttään voidaan laittaa tarkennus, jolla kerrotaan kirjanpitäjälle, mitä kulu koskee. Esim. ”Matkakulut hallituksen kokoukseen”, tai ”lahja väistyvälle puheenjohtajalle”, tai ”tarvikkeita messupöydän kokoamiseen”. Tämä kannatta pitää kohtalaisen lyhyenä, teksti tulee näkyviin kirjanpidon pääkirjassa selitteen jälkeen. Ja tietysti jos kyse on jostain itsestäänselvästä kulusta, ei tähän tarvitse kirjoittaa mitään.

- Dimensiot: Jos yhdistyksellä on käytössä kustannuspaikkaseuranta, tästä valitaan tapahtumalle oikea kustannuspaikka. Jos samalla tositteella on usean kustannuspaikan tapahtumia, kirjoita se lisätietoihin. Ethän muuta asetuksista itse dimensioita, tämän tekee kirjanpitäjä, että asetukset tulevat samanlaisiksi kuin kirjanpito-ohjelmassa.

- Paina tallenna.

Tositenippu:

- Tositenippuja käytetään silloin, kun maksetaan esimerkiksi usea kulu yhdellä kertaa. Kulukorvauslasku on hyvä esimerkki tästä, samoin yhdistyksen luottokorttilasku.

o Valitse tositenippu+

o Lisää matkalaskun kuva (tai luottokorttilaskun) ikään kuin kansikuvaksi.

o Valitse omistaja valikosta (tämä ei yleensä ole merkityksellinen, ellei teillä ole useita eTaskun käyttäjiä)

o Nimi esimerkiksi: Matkalasku Minna Karhu

o Summa (matkalaskun yhteissumma, sama mikä tililtä on hänelle maksettu)

o alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä kertovat miltä aikaväliltä nämä korvaukset ovat.

o Lisätietoja: jos tarvitaan. Esim. Hallituksen virkistys-vkl 16.3.

o Paina tallenna.

o Huom. Jätä tila ei-valmiiksi, kunnes kaikki tähän tositenippuun kuuluvat on lisätty.

- Nyt tositenippuun voi lisätä tositteita. Eli palaa ihan normaaliin tosite+ tilaan. Kun lisäät etaskuun jonkin tositteen, joka kuuluu tähän matkalaskuun/ kulukorvauslaskuun/ luottokorttilaskuun, valitset tositetta lisätessä tämän tositenipun sieltä valikosta. Esimerkiksi matkalaskuun voi nyt liittää kuitteja esim. matkalipuista, ravintolakuiteista, tai muista ostoksista.

- Jos lisäsit jo aiemmin jonkin tositteen eTaskuun, joka kuuluu tähän tositenippuun, voit käydä muokkaamassa tositetta, ja valita tositenipun sille.

- Kun kaikki tositenipun tositteet on liitetty, voit käydä klikkaamassa tositenipun valmiiksi.

Dokumentin lisääminen:

- Paina Dokumentti+.

- Lisää tiedosto

- Valitse joko piilotettu kirjanpitäjältä, jos dokumentti ei liity talousasioihin, tai jos liittyy, jätä täppä valitsematta.

- Valitse kategoria, tai jos sopiva kategoria puuttuu, voit kirjoittaa siihen uuden. Kategorioita on esimerkiksi palkkalaskelmat, avustuspäätökset, vakuutuskirjat, tiliotteet. Näitä voi lisätä oman maun mukaan. Kategoria kannattaa valita, samoin päivämäärä, jotta jatkossa dokumentit löytyvät helposti.

- Nimi: esim Pohjola, yhdistysvakuutus 2021-02

- Kommentti ja tarkenne ovat valinnaisia.

- Dokumentteja voi sitten hakea klikkaamalla Dokumenttiarkistoon ylhäältä, ja valita sieltä mitä etsii. Itse tykkään nimetä esim. palkkalaskelmat ja tiliotteet näin: 202012 Määttänen, niin kun klikkaan vain palkkalaskelmia, laskelmat ovat järjestyksessä ja näen laskelman nimestä helposti mistä kuukaudesta ja kenestä on kyse. Tai 202009 Nordea jäsentili- 202009 Nordea käyttötili.

- Kun dokumenteista haluaa palata kuukausinäkymään, missä tositteet ovat, klikkaa ylhäältä kuukausi.

Tositteen lähettäminen sähköpostilla eTaskuun.

- Jos olet saanut laskun sähköpostiisi, voit lähettää sen helposti suoraan eTaskuun. Parhaat ohjeet siihen löytyvät eTaskun omista ohjeista.

Tässä oli vain osa eTaskun monista ominaisuuksista. eTaskun helppoutta lisää heidän kattavat ja helposti ymmärrettävät ohjeensa.